Dokumente liegen verteilt
Pläne im Mailpostfach, Lieferscheine im Transporter, Fotos im WhatsApp-Verlauf, Verträge im Büroschrank. Jede Klärung beginnt mit Suchen.
Bauakte
Bauakte, die im laufenden Betrieb entsteht.
Eine nachvollziehbare Bauakte hilft bei Übergabe, Gewährleistung und Prüfung. sitepit führt Pläne, Berichte, Belege und Fotos im Projekt zusammen, während gearbeitet wird.
Ausgangslage
Warum nachträgliche Bauakten unvollständig sind
Eine Bauakte, die am Projektende rückwärts gefüllt wird, hat Lücken, falsche Versionen und Fotos ohne Kontext. Das fällt erst auf, wenn es zu spät ist.
Versionen sind unklar
Welcher Plan war freigegeben, welche Skizze wurde geändert? Ohne klare Historie wird jede Klärung zur Detektivarbeit.
Im Streit- oder Gewährleistungsfall fehlt der Nachweis
Fehlende oder unklar zugeordnete Unterlagen erschweren spätere Rückfragen, Übergaben und die sachliche Prüfung eines Vorgangs.
Lösung
sitepit führt die Bauakte projektbegleitend
Pläne, Verträge, Tagesberichte, Lieferscheine, Regie, Fotos und Mängel landen direkt im Projekt — datiert, versioniert, durchsuchbar.
Zentrale Ablage pro Projekt
Alle relevanten Dokumente sind unter dem Projekt verfügbar, statt in mehreren Systemen verteilt zu liegen.
Versionierung von Plänen
Plan-Index und Änderungen werden nachvollziehbar geführt, sodass im Streitfall die freigegebene Version belegbar bleibt.
Verbindung zu Vorgängen
Lieferscheine, Fotos oder Berichte sind mit dem Tagesablauf, Vorgang oder der LV-Position verknüpft.
Durchsuchbar im Bürobetrieb
Bauakten lassen sich nach Datum, Typ, Vorgang oder Stichwort durchsuchen, statt manuell in Ordnern zu blättern.
Ablauf
Wie die Bauakte mitwächst
Dokument entsteht
Plan vom Architekten, Lieferschein vom Lieferanten, Foto vom Polier, Bericht vom Bauleiter.
Sofortige Ablage im Projektkontext
Beim Hochladen oder Erfassen wird sofort Projekt, Vorgang und Typ zugeordnet — manuell oder per KI-Vorschlag.
Bauakte wird laufend ergänzt
Der aktuelle Projektstand ist zentral verfügbar. Offene oder fehlende Unterlagen bleiben als Arbeitsaufgabe erkennbar.
Ergebnis
Was eine projektbegleitende Bauakte bringt
Weniger Suchaufwand vor Bauleitungsbesprechungen
Saubere Übergabe an den Auftraggeber
Nachweise im Gewährleistungsfall verfügbar
Weniger Reibung bei Audits und Prüfungen
Häufige Fragen
Was Bauunternehmen vorher wissen wollen
Ist die Bauakte revisionssicher?
sitepit protokolliert Erstellungs- und Änderungszeitpunkte, führt Versionen und unterstützt Aufbewahrungsfristen sowie unveränderbare Dokumentstände. Ob der gesamte betriebliche Prozess die GoBD-Anforderungen erfüllt, hängt zusätzlich von Konfiguration, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation des Betriebs ab.
Können externe Beteiligte (Architekt, Auftraggeber) auf die Bauakte zugreifen?
Über Partnerzugänge können externe Beteiligte gezielt Einblick erhalten, ohne Vollzugriff auf alle Projekte.
Was passiert mit Plan-Änderungen?
Pläne können versioniert werden, sodass die freigegebene Fassung von späteren Skizzen klar zu unterscheiden ist und der Index nachvollziehbar bleibt.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns ein Projekt mit unklarer Aktenlage.
In 15 Minuten gehen wir durch, was bei Ihnen heute fehlt und wie sitepit die Bauakte mitwachsen lässt.