Dokumente liegen verteilt
Pläne im Mailpostfach, Lieferscheine im Transporter, Fotos im WhatsApp-Verlauf, Verträge im Büroschrank. Jede Klärung beginnt mit Suchen.
Bauakte
Bauakte, die im laufenden Betrieb entsteht.
Eine vollständige Bauakte ist im Streit-, Gewährleistungs- oder Prüffall Gold wert. Wer sie erst am Ende des Projekts zusammensucht, hat schon verloren. sitepit baut die Bauakte mit, während gearbeitet wird.
Ausgangslage
Warum nachträgliche Bauakten unvollständig sind
Eine Bauakte, die am Projektende rückwärts gefüllt wird, hat Lücken, falsche Versionen und Fotos ohne Kontext. Das fällt erst auf, wenn es zu spät ist.
Versionen sind unklar
Welcher Plan war freigegeben, welche Skizze wurde geändert? Ohne klare Historie wird jede Klärung zur Detektivarbeit.
Im Streit- oder Gewährleistungsfall fehlt der Nachweis
Was nicht dokumentiert ist, kann später teuer werden. Auch eine kleine Lücke wird im Gerichtssaal zur großen Schwäche.
Lösung
sitepit führt die Bauakte projektbegleitend
Pläne, Verträge, Tagesberichte, Lieferscheine, Regie, Fotos und Mängel landen direkt im Projekt — datiert, versioniert, durchsuchbar.
Zentrale Ablage pro Projekt
Alle relevanten Dokumente sind unter dem Projekt verfügbar, statt in mehreren Systemen verteilt zu liegen.
Versionierung von Plänen
Plan-Index und Änderungen werden nachvollziehbar geführt, sodass im Streitfall die freigegebene Version belegbar bleibt.
Verbindung zu Vorgängen
Lieferscheine, Fotos oder Berichte sind mit dem Tagesablauf, Vorgang oder der LV-Position verknüpft.
Durchsuchbar im Bürobetrieb
Bauakten lassen sich nach Datum, Typ, Vorgang oder Stichwort durchsuchen, statt manuell in Ordnern zu blättern.
Ablauf
Wie die Bauakte mitwächst
Dokument entsteht
Plan vom Architekten, Lieferschein vom Lieferanten, Foto vom Polier, Bericht vom Bauleiter.
Sofortige Ablage im Projektkontext
Beim Hochladen oder Erfassen wird sofort Projekt, Vorgang und Typ zugeordnet — manuell oder per KI-Vorschlag.
Bauakte ist jederzeit komplett
Im Streitfall oder zur Übergabe ist die Akte nicht erst zusammenzustellen, sondern direkt verfügbar.
Ergebnis
Was eine projektbegleitende Bauakte bringt
Weniger Suchaufwand vor Bauleitungsbesprechungen
Saubere Übergabe an den Auftraggeber
Nachweise im Gewährleistungsfall verfügbar
Weniger Reibung bei Audits und Prüfungen
Häufige Fragen
Was Bauunternehmen vorher wissen wollen
Ist die Bauakte revisionssicher?
sitepit dokumentiert Erstellungs- und Änderungszeit der Dokumente. Für formale Revisionssicherheit nach GoBD-Vorgaben kann die Ablage entsprechend konfiguriert werden — Details klären wir je Betrieb.
Können externe Beteiligte (Architekt, Auftraggeber) auf die Bauakte zugreifen?
Über Partnerzugänge können externe Beteiligte gezielt Einblick erhalten, ohne Vollzugriff auf alle Projekte.
Was passiert mit Plan-Änderungen?
Pläne können versioniert werden, sodass die freigegebene Fassung von späteren Skizzen klar zu unterscheiden ist und der Index nachvollziehbar bleibt.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns ein Projekt mit unklarer Aktenlage.
In 15 Minuten gehen wir durch, was bei Ihnen heute fehlt und wie sitepit die Bauakte mitwachsen lässt.